Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.
- Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?
- Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе
- Как проходит инвентаризация кассы?
- Как оформить акт ревизии наличных?
- Ответственность виновного лица при выявлении недостачи
- Когда кассир может избежать ответственности?
- Как взыскать недостачу в кассе с виновного?
Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?
Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:
- При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста;
- При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании;
- В ходе аудиторской проверки;
- В процессе проведения инвентаризации.
Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.
Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе
Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:
- Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
- Проводится пересчет наличности в присутствии ответственного лица;
- По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
- С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
- Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
- На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
- Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
- Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.
В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.
Как проходит инвентаризация кассы?
Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица. Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни. Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.
До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:
- Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе;
- Сверка полученных данных с записями в кассовой книге;
- Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.
Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.
Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.
Как оформить акт ревизии наличных?
Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:
- Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны;
- Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета;
- Если, выявлены излишки или недостачи, ниже указывается их сумма;
- После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения;
- В нижней части акта директор указывает свое решение по итогам выявленных расхождений
Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.
Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.
В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.
Ответственность виновного лица при выявлении недостачи
В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:
- Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения;
- Небрежного исполнения должностных обязанностей;
- Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.
При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:
- Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника;
- Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.
За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.
Когда кассир может избежать ответственности?
Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:
- Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
- В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
- В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
- В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.
На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.
Как взыскать недостачу в кассе с виновного?
Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:
- Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
- При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соответствующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.
Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи (см. удержание недостачи из заработной платы).