Как исправить неверную запись в трудовой книжке

К сожалению многих граждан, кадровые работники не всегда компетентно и добросовестно выполняют свои обязанности, допуская ошибки. Да и опытные кадровики иногда могут сделать неверную запись в трудовой книжке. В том числе – не только по своей вине, но и по распоряжению работодателя, настоявшего на внесении неправильной или не имеющей отношения к делу, формулировки записи. Владельцу трудовой не остается ничего другого, как получить исправленный вариант документа. А иногда – добиваться исправления ошибки или формулировки, внесенной в графу сведений о работе в суде.

Как поступить, если сделана неверная запись в трудовой книжке

Трудовая книжка – документ особой важности, где фиксируется трудовой стаж работающего гражданина. Впоследствии этот документ будет предъявлен в территориальное отделение Пенсионного Фонда РФ для начисления пенсии. Поэтому каждая запись должна быть сделана в соответствии с установленной законодательством номенклатурой.

Кроме того, что к заполнению этого документа нужно подходить с особой ответственностью, владельцам трудовой также будет нелишним проверить все внесенные записи, чтобы исключить ошибки, которые могут быть выявлены в самый неподходящий момент. Например, при начислении пенсионного пособия.

Нужно иметь в виду, что установлен особый регламент заполнения трудовых книжек. Поэтому формулировки записи должны быть четкими и соответствовать факту приема на работу и увольнения из организации после расторжения трудового договора. Если обнаружена неверная запись, то обязательно нужно обратиться к ответственному лицу, уполномоченному на заполнение трудовых книжек. В каждой организации эту функцию могут выполнять разные сотрудники:

1. У индивидуального предпринимателя – сам индивидуальный предприниматель (ИП), если локальным документом не назначен специальный исполнитель.
2. В организации, где есть отдел кадров или отдел по работе с персоналом, обращаться следует к начальнику данного отдела.
3. Если отдела кадров нет, и трудовыми книжками занимается один из сотрудников, нужно поставить в известность и его, и руководителя предприятия.

Как правило, уполномоченные должностные сотрудники понимают, что проявили небрежность, из-за которой может пострадать их работник. Они незамедлительно исправляют допущенную ошибку в соответствии с регламентом.

Но иногда заведомо неверная запись внесена в трудовую книжку с умыслом, по распоряжению руководителя. В  этом случае нужно:

• Официально уведомить руководителя о неверной записи;
• Высказать претензию и требование к тому, чтобы он ее обязательно исправил;
• Предупредить, что в случае отказа будут приняты соответствующие меры по рассмотрению спора в специальных инстанциях.

Такие ситуации в основном возникают на почве личной неприязни руководителя к подчиненному. Пользуясь своим служебным положением, он стремится его наказать, злоупотребляя должностными полномочиями.

Не исключено, что работодатель не имеет опыта работы и недооценивает важность этого документа. При обнаружении заведомо неверной записи в трудовой книжке, нужно обратиться к должностному лицу, руководящему организацией и сообщить ему об ошибке. Потому что если допущена ошибка – это ответственность работодателя.

После получения такого уведомления, он может немедленно отреагировать, исправив запись в соответствии с требованиями законодательства. При отказе с его стороны, можно обратиться за защитой своих прав:

• В профсоюзную организацию (при ее наличии в организации);
• В трудовые комиссии (при ее наличии в организации);
• В Государственную трудовую инспекцию (ГТИ).

Когда налицо преступное злоупотребление должностными обязанностями, потому что работодатель вносит не имеющую отношения к делу запись и отказывается ее исправить, можно обратиться с жалобой в прокуратуру.

Перечисленные организации и инстанции выносят решения и дают работодателю предписание внести исправления, но предписание носит рекомендательный характер. Если оно не исполнено – приходится обращаться в суд. Но иногда в суд приходится обращаться сразу, если по ряду причин работник не может обратиться в другие инстанции.

Пример. Жительница райцентра Петрова В.П. обратилась в суд с жалобой о том, что индивидуальный предприниматель (ИП) Красивцев К.Р. принял ее на работу с формулировкой, противоречащей нормам законодательства, вписав в трудовой книжке должность «специалист по сортировке яиц для продажи». Так как такая профессия не предусмотрена установленным законодательством перечнем профессий, Петрова усомнилась, что этот стаж будет засчитан в трудовую пенсию и потребовала изменить формулировку. После отказа Красивцева, она обратилась с жалобой в районную прокуратуру, где ее заявление не было принято к рассмотрению. Других инстанций по рассмотрению трудовых споров в поселке не было, и она подала иск в суд. Решением суда запись в трудовой книжке была исправлена.

Можно ли исправить неверную запись в трудовой книжке

В силу важности такого документа как трудовая книжка, где собраны существенные для его владельца сведения, все записи должны соответствовать и номенклатуре, и фактам действительности. Поэтому при обнаружении неправильной записи, ее нужно срочно исправить установленным способом. Это может сделать только работодатель, который допустил ошибку. Ни в коем случае недопустимо исправлять ошибки самостоятельно.

Основания закона, которые устанавливают регламент оспаривания и изменения неправильной записи, не соответствующей юридической или фактической стороне дела, изложены ст. 394 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Такие ситуации требуют особого разбирательства, если работодатель заведомо внес несоответствующие сведения. Исправить такую запись можно:

• При достижении взаимного соглашения относительно исправления записи;
• После жалобы по предписанию инстанций, уполномоченных на рассмотрение споров;
• По решению суда на основании подачи иска.

При этом следует руководствоваться тем обстоятельством, что основанием для заполнения трудовой книжки является приказ работодателя, на основании которого внесена запись.

В зависимости от того, правильно ли издан приказ, неверные записи делятся на категории:

1. При внесении неправильных сведений о приеме на работу, переводе или увольнении работника в приказ, неверной считается сама формулировка произведенного работодателем действия.
2. Если сведения из приказа были неверно переписаны при заполнении трудовой книжки, это техническая ошибка.

Характер исправлений таких записей в определенной степени зависит от категории допущенной неточности.

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Для исправления неверной записи в трудовой книжке работника, существуют специальные нормы номенклатурного делопроизводства. Они изложены в документах:

1. П. 6 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
2. Ч III Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках».

Общие правила, которые внесены в данные нормативные документы для исправления ошибки в трудовой книжке, содержат следующее:

1. Исправление неверной записи в трудовой книжке делается по месту работы, где они были внесены.
2. Исправить ее можно также после увольнения с работы, если ошибка обнаружена позже. Если владелец трудовой еще не трудоустроен, ему нужно обратиться по месту увольнения.
3. По последующему месту работы также можно исправлять допущенные предшествующим работодателем ошибки, но тогда нужен официальный документ от работодателя, внесшего ненадлежащую запись.
4. Зачеркивать, замазывать штрихом или стирать ластиком любые неправильные записи нельзя.
5. Исправления, так же как и другие, основные записи, допустимо вносить только черной, фиолетовой и темно-синей ручкой.
6. Изменить запись или исправить описку можно только в соответствии с установленным алгоритмом.

Способ исправления ненадлежащих сведений зависит от их характера и места расположения в документе.

Неверно вписанные сведения о работе

Сведения о работе – та часть документа, где исправления делают чаще всего. Пошаговый алгоритм исправления неверной записи в сведениях о работе, следующий:

1. Под предыдущей, неправильной записью, под следующим порядковым номером, нужно внести новую запись, на основании которой отменяется старая формулировка.
2. Здесь же, следующим предложением под этим же номером записи – внести нужную, актуальную формулировку.
3. В четвертую графу внести реквизиты того же приказа, если исправляется техническая ошибка, или – нового приказа, если изменялась формулировка путем составления нового приказа.

Исправление ошибки в трудовой книжке обязательны даже в том случае, если она закончилась. Это делается следующим образом:

• Нужно по общим правилам оформите вкладыш к трудовой;
• В нем (по алгоритму, аналогичному с записью в трудовой книжке) следует указать, что предшествующая запись (под соответствующим номером), неверная;
•  Здесь же требуется внести правильные сведения.

Затем вкладыш ведется также как основной документ, в нем продолжают вноситься сведения о работе владельца документа. Но использовать вкладыш допустимо только как приложение к трудовой книжке, самостоятельной юридической силы он не имеет.

Ошибки в наименовании организации

Наименование организации вписывается между записью об увольнении с предшествующего места работы и записью о приеме на работу. Эта строка не нумеруется. Поэтому, если организация вписана неправильно, нужно просто, новой строкой без нумерации вписать, что наименование организации вписано неверно. Верным считать следующее наименование, указав – какое.

Внесение изменений на титульном листе

Если неверная запись сделана на титульном листе, то ее исправляют иначе. Здесь она может быть допущена в сведениях:

• фамилии, имени, отчестве;
• дате рождения;
• дате оформления трудовой книжки;
• в сведениях об образовании.

На титульном листе трудовой книжки указаны сведения, которые допускают изменений в течение всего периода трудовой деятельности гражданина. Их заменяют, поэтому, не только при допущении ошибок, но и при некоторых обстоятельствах:

1. Если работница вышла замуж и взяла фамилию супруга. В этом случае новая фамилия вносится во все документы, в том числе – в трудовую книжку.
2. Владелец трудовой книжки окончил среднее специальное или высшее учебное заведение, сведения об этом нужно вынести на титульный лист.
3. Была получена новая специальность, сведения о чем указывают на титульном листе.

Их исправляют путем аккуратного зачеркивания и внесения новых сведений, кроме сведений о приобретении новой специальности (она вносится без зачеркивания предыдущей)

При этом обязательно нужно делать ссылку на документы: паспорт или свидетельство о браке. На основании документа, по аналогичной схеме, можно даже произвести исправления ошибки в дате:

• Рождения;
• Оформления трудовой книжки.

В этом случае запись должна соответствовать:

• Паспорту;
• Приказу о назначении в должность.

Если неверная запись сделана при первичном заполнении трудовой книжки, лучше всего списать актом этот бланк документа как испорченный, и завести новую книжку.

Примеры исправления ошибок в трудовой книжке

Первой вносится запись об организации, в которую устраивается работник. Обычно организации имеют штамп с реквизитами, который ставится перед внесением сведений о работе. Если его нет, приходится вносить сведения вручную. В этом случае можно допустить техническую ошибку. Ее следует исправить по соответствующим правилам.

Пример. Инспектор отдела кадров вписала наименование учреждения: «МБУ ДО «Центр детского творчества», забыв внести слово «технического». Спохватившись, она написала строкой ниже: «МБУ ДО «Центр детского технического творчества». Такое исправление наименования учреждения будет правомерным.

Далее вписываются сведения о работе, в соответствии со следующими графами:

• Порядковый номер;
• Дата приема на работу или увольнения;
• Формулировка записи в соответствии с Трудовым кодексом;
• Основание записи – реквизиты соответствующего приказа.

Ошибка может быть сделана в любой графе.

При ненамеренном изменении нумерации, порядковые номера становятся неверными. Нумерация восстанавливается без изменения остальных записей. Здесь только нужно указать, какие номера записи считаются неверными, и восстановить их правильное последующее внесение.

Если ошибка вкралась в запись последующих трех граф, их следует переписать заново, предварительно вписав, что запись под соответствующим номером следует считать неверной. Это делается, если неправильно внесена дата приема на работу или увольнения, а также, если запись об увольнении оспорена в суде или изменена по другим причинам. Исправление ошибки в дате, формулировке приема или увольнения, реквизитов приказа и иных неверных записей в этих графах делается идентично.

Любые изменения на титульном листе вносятся путем зачеркивания неверных или изменившихся сведений. На обложке вписываются основания внесения изменений, удостоверенные подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Оспаривание записи в трудовой книжке

По преимуществу оспаривание записи в суде с целью ее изменения касается записи об увольнении. Как правило, это касается формулировки увольнения по дисциплинарному взысканию или – в связи с несоответствием. Не удивительно, что такие записи пытаются оспорить, ведь они могут существенно повлиять на дальнейшую карьеру владельца трудовой книжки.

Законом обязательный порядок урегулирования спора до суда не предусмотрен.

Прежде чем подать иск можно обратиться к работодателю и предъявить официальную претензию. В случае отказа от исправления неверной записи, можно подать иск в районный или городской суд по гражданским делам (ст. 28 ГПК РФ). Закон допускает право работника на обращение в суд по своему месту жительства.

Составление искового заявления (образец)

Исковое заявление составляется в соответствии со ст. 131 ГПК РФ. В «шапке» вносят  сведения:

• О наименовании суда;
• Об истце и ответчике.

Ниже, посередине строки, вписывают наименование документа. Затем вносится основная, осведомительная часть заявления, где сообщается:

1. Дата приема на работу и реквизиты работодателя.
2. Трудовой стаж на данном месте, характеристики (без взысканий, добросовестно).
3. Дата увольнения,  точная формулировка, внесенная в трудовую книжку.
4. Почему истец считает эту формулировку неверной, на каком основании требует ее изменить.
5. Далее следуют сведения о том, что работодатель отказался изменить формулировку на основании взаимного соглашения.

За осведомительной частью следует просительная часть, где выносится исковое требование.  В заключение вписывается:

• Дата подачи иска;
• Собственноручная подпись истца с расшифровкой;
• Перечень документов, прилагаемых к заявлению.

Прилагаемые документы

К исковому заявлению прилагают пакет документации, подтверждающий исковые требования:

• Паспорт (копия);
• Трудовая книжка (копия);
• Приказ об увольнении (копия);
• Доказательство обращения к работодателю с претензией (при наличии);
• Иные документы в пользу исковых требований (справки, медицинские документы, показания свидетелей).

Предварительно иск и приложения направляются ответчику, а в суд предоставляются доказательства отправки.

Госпошлина

Все иски по трудовым спорам рассматриваются безвозмездно. Пошлину при оспаривании неверной записи платить не требуется.

Внесение исправленной записи об увольнении в трудовую книжку

Если суд признал иск, то истцу будет выдано решение суда. Оно должно вступить в законную силу, чтобы иметь юридическое значение. На основании этого документа запись, сделанная работодателем, будет признана неверной. Работодателю придется издать новый приказ, в котором будет внесено распоряжение об изменении записи в трудовую книжку по решению суда. А на ее основании – запись исправляется в стандартном режиме.

Судебная практика

В Одинцовский городской суд обратился истец с иском против работодателя, в котором выдвинул требования об изменении даты увольнения и формулировки увольнения, внесенной в трудовую книжку. Истец был уволен переводом в другую организацию, о чем не был извещен. Исковые требования состояли в том, чтобы изменить формулировку на увольнение по собственному желанию, указав дату увольнения, которая соответствовала принятию данного решения судом. Суд удовлетворил исковые требования.

Решение № 2-4093/2019 2-4093/2019~М-2792/2019 М-2792/2019 от 28 июня 2019 г. по делу № 2-4093/2019

Какие сложности могут возникнуть

Если нужно получить квалифицированную консультацию по вопросу исправления неверной записи в трудовой книжке, составить исковое заявление чтобы оспорить формулировку или собрать доказательства для суда, нужно взвесить свои возможности в силу следующих факторов:

• Работодатель будет выступать в суде через представительство грамотного юриста;
• Собрать доказательства в суд нужно быстро и квалифицировано
• Доказательства должны быть аргументированными;
• Исковое заявление нужно составить по всем правилам гражданского делопроизводства.

Поэтому обратившись к компетентному специалисту, можно сэкономить время и эффективно решить вопрос с заменой неверной записи, избавившись от этой проблемы раз и навсегда.

Юридическая помощь здесь будет как нельзя кстати. Юрист поможет добиться изменения неверной записи, поговорив с работодателем, научив, как действовать в сложившейся ситуации, или получить решение суда о признании исковых требований.

Частные вопросы и ответы на них